标题要清楚，别让人猜
很多人写邮件，标题就写个“你好”或者干脆空着。收件人一打开邮箱，几十封“你好”堆在一起，根本分不清哪封是正事。正确的做法是让标题直接体现内容，比如“项目进度汇报-张伟-2024年6月15日”或者“关于下周会议时间的调整”。这样对方一眼就知道邮件主题，也方便后续查找。
称呼不能少，礼貌在细节
不管对方是同事、客户还是上级，开头加个称呼是最基本的尊重。用“您好”比“喂”或直接开始说话强得多。如果是正式场合，最好加上对方姓名或职位，比如“王经理您好”或“李老师您好”。如果是一群人发邮件，可以用“各位同事好”这类通用称呼，但别图省事写成“大家好”就完事。
正文简洁明了，别堆小作文
不少人写邮件喜欢从头到尾一大段，密密麻麻看都看晕。其实邮件不是日记，不需要写心情和背景铺垫。开门见山说重点，比如“本次会议定于周三上午10点，地点在三楼会议室，请准时参加。”如果有多个事项，可以分条列出来，清晰又高效。
举个规范的例子：
尊敬的刘总您好：
以下是本周项目进展的三点汇报：
1. 设计稿已完成初版，已发送至设计部审核；
2. 开发环境已搭建完毕，预计下周一启动联调；
3. 客户反馈会议安排在周五下午3点，请您确认是否参会。
如有调整，请随时告知。
祝好！
张伟
产品部附件记得提，别让对方找
很多人发了附件却在正文里只字不提，结果对方看完邮件以为没事就关掉了。正确做法是在正文中明确说明“详见附件”或“相关文件已附上”，必要时还可以简要介绍附件内容，比如“预算表请见附件Excel文件，共两页，第二页为汇总数据。”
落款别忘了，署名加联系方式
邮件最后要有署名，至少写上名字和部门。如果是对外沟通，建议加上电话或分机号，方便对方有急事时联系。有些人习惯用昵称或缩写，但在工作邮件中最好用全名，避免误会。
群发邮件注意隐私
给多人发邮件时，如果收件人之间不熟，别把所有人的邮箱都暴露在“收件人”栏。这时候该用“密送”（BCC）。比如通知全员体检时间，就可以把所有人加到密送，主收件人写自己或行政邮箱，既保护隐私又避免被当成垃圾邮件。
检查再发送，别犯低级错
点击“发送”前花十秒检查一遍：标题有没有写？称呼对不对？附件加了没？有没有错别字？特别是给客户或领导发的邮件，一个“贵公司”写成“你公司”可能就显得不太专业。宁可慢一点，也别发完再追着补救。